Comeback der Präsenzmessen

Erfolgsfaktor Messe-PR

In den vergangenen Monaten feierten einige große Messen nach der COVID-19-Zwangspause ihr Comeback. Allerdings zeigt die Resonanz: Präsenz-Messen stehen mehr denn je auf den Prüfstand.

Deutlich weniger Menschen als in der Zeit vor Corona besuchten bundesweit 144 Präsenz-Messen bei ihrem Comeback in der Zeit von Mai bis August 2022. Das vermeldete der Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA, Berlin. Die Besucherzahlen erreichten demnach rund 55 Prozent des Vor-Pandemie-Niveaus. Doch nicht nur Corona, sondern auch die Digitalisierung veränderten die klassischen Messen stark. Etliche Organisatoren entwickelten neue Konzepte, um ihr Event attraktiv zu halten und potenzielle Aussteller davon zu überzeugen: Die nicht unerheblichen Kosten einer Messepräsenz lohnen sich auch weiterhin.

Nach wie vor gilt: Sobald ein Unternehmen sich dazu entschließt, in einen Messeauftritt zu investieren, sollte die PR-Abteilung alles daransetzen, ihren Teil zum Gelingen beizutragen. Eine strategisch angelegte Messe-PR ist eine wirkungsvolle Methode, um vor, während und nach einer Messe Aufmerksamkeit zu generieren. Der folgende Fragenkatalog kann die Verantwortlichen dabei unterstützen.

Von Pilot:Projekt konzipierte und realisierte Broschüre für Messebesucher.

Im Vorfeld strategische Ziele und Themen festlegen
Welche Ziele will das Unternehmen mit der Messepräsenz erreichen?

  • Die Bekanntheit steigern?
  • Neue Produkte und Services vorstellen?
  • Neukunden akquirieren?
  • Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werben?

Welche Zielgruppen will das Unternehmen primär ansprechen?

  • Bestandskunden?
  • Potenzielle Neukunden?
  • Multiplikatoren?
  • Potenzielle Arbeitskräfte?
  • Verbände?
  • Journalisten?

Welche Kommunikationskanäle nutzen die Zielgruppen?
Welche Produkte und Services sollen präsentiert werden?

  • Wie werden die Inhalte auf dem Messestand präsentiert?
  • Wie stellt man auf dem Stand die Besonderheiten der neuen Produkte plakativ heraus?
  • Welche Geschichten können dazu erzählt werden?

Welche zusätzlichen Themen sollen/können vorgestellt werden?

  • Wurde ein Produkt weiterentwickelt und löste ein spezielles Problem?
  • Hat sich die Unternehmensgruppe weiterentwickelt?
  • Erschließt das Unternehmen neue Branchensegmente?
  • Ist es als Arbeitgeber noch attraktiver geworden?
  • Welche Themen beschäftigen die Branche?
  • Vor welchen Herausforderungen steht sie?

Welche Themenspecials finden auf der Messe statt?

  • Welche Themen und Inhalte finden die Zielgruppen des Unternehmens in diesem Zusammenhang interessant?
  • Wollen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einzelnen Aktivitäten wie Podiumsdiskussionen, Workshops, Vortragseihen beteiligen?

Pressemappe erstellen
Inhalte:

  • Inhaltsverzeichnis
  • Pressetexte zu vorgestellten Neuheiten
  • Pressetexte zum Produktprogramm und den Serviceleistungen
  • Hintergrundtexte
  • Unternehmensporträt
  • Factsheet
  • Entscheider-Porträts
  • Pressefotos
  • Texte und Fotos in digitaler Form auf USB-Stick

Die Inhalte Pressemappe sollte zumindest in deutscher und englischer Sprache vorliegen.

Bereits Wochen vor der Messe kommunizieren

  • Es macht keinen Sinn, Journalisten erst am Tag 1 der Messe eine Pressemitteilung zu senden. Dann sind sie auf der Messe und werden insbesondere von den großen Unternehmen mit Informationen eingedeckt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bereits mehrere Wochen vorher Kontakt zu den wichtigen Redaktionen Kontakt aufzunehmen und sie mit einer Pressemitteilung über den Messeauftritt zu informieren.
  • Ebenso wichtig ist es, Kunden auf die Messepräsenz hinzuweisen. Dies geschieht über einen entsprechenden Beitrag auf der Website sowie durch ein E-Mailing.
  • Nicht zuletzt sollten aktuelle und potenzielle Geschäftspartner über Posts in sozialen Netzwerken wie LinkedIn über den Messeauftritt informiert werden. User und Follower können dort zu einem Besuch des Messestands eingeladen sowie über News und Aktivitäten informiert werden – selbstverständlich auch während der Messe. Dazu eignen sich auch Fotos und Video-Clips vom Messeaufbau, Messestand, Produktpräsentationen etc.
Von Pilot:Projekt konzipierter und realisierter Flyer für Messebesucher.

Die Aktivitäten vor der Messe

  1. Inhalte für den Messestand (Texte, Flyer, Videos, Präsentationen, etc.) planen und produzieren
  2. Messeinfos auf der Unternehmenswebsite veröffentlichen
  3. Teilnahme in E-Mailings ankündigen, mit unterschiedlichen Themen wiederholen
  4. Posts in sozialen Netzwerken veröffentlichen
  5. Pressemitteilung für die Vorberichterstattung veröffentlichen
  6. Pressemitteilung zur Messe veröffentlichen
  7. Pressemappe erstellen (in Papierform, als USB-Stick, zum Download)
  8. Einladungen an Medienvertreter versenden
  9. Kontakt zu wichtigen Redaktionen aufnehmen, Journalistinnen und Journalisten zu Gesprächen auf dem Stand einladen (ca. vier Wochen vor der Messe).
  10. Überlegen, ob eine Kooperation mit der lokalen bzw. regionalen Tageszeitung am Messestandort interessant sein könnte, um der Leserschaft an den Tagen nützliche Hinweise zu vermitteln und dabei das Produkte vorzustellen.
  11. Prüfen, ob die Messe eine eigene Messezeitschrift (Print oder digital) veröffentlicht. Falls ja, nach Konditionen für einen Artikel fragen und bei Bedarf realisieren.

Pressekonferenz oder -gespräche organisieren

  • Sollte ein Unternehmen auf einer Messe ein neues Produkt oder eine andere Neuigkeit vorstellen wollen, kann unter Umständen eine Pressekonferenz sinnvoll sein.
  • Ist das zu hoch aufgehängt, sollten einzelne Journalistinnen und Journalisten zu speziellen Terminen auf den Stand eingeladen werden z.B. zu Einzelführungen und/oder Interviews mit führenden Managern.

Zusätzliche Anreize für Kunden und Messegäste bedenken

  • Bietet es sich thematisch an, auf dem Messestand oder in einem Konferenzraum einen Vortrag oder eine Podiumsdiskussion mit Fachleuten durchzuführen?
  • Wäre es für Kunden interessant, auf der Messe an einem Workshop teilzunehmen, in dessen Verlauf ihnen Experten bestimmte, für den Geschäftsalltag relevante Trends erläutern?

Nachbereitung

  • Messeerfolge wie neue Kunden oder Kooperationspartner werden mit einer Pressemitteilung kommuniziert. Mit einer Messebilanz kann eine Vorschau auf die Unternehmensziele in den kommenden zwölf Monaten verknüpft werden.
  • Zur Nachbereitung gehört auch, die die Journalisten aus den Pressegesprächen noch einmal zu kontaktieren und bei Bedarf den Presseverteiler zu aktualisieren.
  • Medienvertreter, die nicht vor Ort sein konnten, erhalten die Pressemappe per E-Mail.

Eigene Medien nutzen

  • Selbstverständlich sollten im Vorfeld sowie während und nach der Messe entsprechende Berichte in den eigenen Medien (Website, Kundenmagazin, Mitarbeitermedien, Accounts) erscheinen.

Viel Erfolg auf der Messe!

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